கூட்டங்கள் – அத்தியாவசியமா? நேர விரயமா?

அலுவலக சூழலில் கூட்டங்கள் என்ற சொல் ஒருவித பயங்கர சூழ்நிலையையோ, சில நேரங்களில் கொட்டாவி விட நேரம் குறித்து கூப்பிடுகிறார்கள் என்ற ஒரு உணர்வையும் அநேக நேரங்களில் தோற்றுவிப்பது சகஜமானது.

எனினும் ஒழுங்காகத் திட்டமிடப்படாத, சரியான வழியில் செலுத்தப்படாத கூட்டங்கள் நேர விரயத்தையும் பல விருத்திக்கான மனித உழைப்பு மணித்தியாலங்களையும் காவு வாங்கிவிடும் (thenextweb.com)

ஊழியர்களுக்கான, பிரிவு ரீதியான, முகாமைத்துவ, உயர் முகாமைத்துவ என்று கட்டம் கட்டமான திட்டமிடல் கூட்டங்கள் சீரான அலுவலக இயங்குதலுக்கு இன்றியமையாத ஒன்று.

எனினும் ஒழுங்காகத் திட்டமிடப்படாத, சரியான வழியில் செலுத்தப்படாத கூட்டங்கள் நேர விரயத்தையும் பல விருத்திக்கான மனித உழைப்பு மணித்தியாலங்களையும் காவு வாங்கிவிடும்.

சாதாரண ஊழியராக இருந்து நீங்கள் கூட்டங்கள் பற்றி அவதானிக்கும் விடயங்களுக்கும், தொழில்சார் மட்டங்களில் படிப்படியாக நீங்கள் உயரும்போது இருக்கும் ஒவ்வொரு நிர்வாக மட்டங்களில் இருந்து நீங்கள் அவதானிக்கும் விடயங்களுக்கும் இடையில் பாரிய வேறுபாடுகளைக் காண்பீர்கள்.

எனினும், வாழ்க்கையை வெறுக்க வைக்கும் அளவுக்கு படுமோசமான அனுபவங்களைத்  தந்திருக்கக்கூடிய சில கூட்டங்கள் உங்களுக்கும் ஞானோதயத்தை வழங்கியிருக்கும்.

கற்றுக்கொண்ட பாடமும் வெறெந்தக் கல்லூரியிலும் நீங்கள் பெற்றுக்கொள்ள முடியாத பாடங்களாக அமைந்திருக்கும்.

பொதுவாக நிர்வாகக் கூட்டங்களில் நாம் எதிர்நோக்கும் சில சிக்கல்கள், எமது சிந்தனையோட்டத்தை சிதறடிக்கும் பொறிகள் போன்றவை பற்றியும்,அவற்றிலிருந்து தப்பக்கூடிய சில சாமர்த்தியமான வழிமுறைகளையும் இந்தக் கட்டுரையில் பார்க்கலாம்.

1. தமக்கு (எல்லாம்) தெரியும் என்று நினைப்போர்

கூட்டங்களைக் கூட்டுவோர் தமக்கு எல்லாம்/நிறைய தெரியும் என்று நடாத்தும் கூட்டங்கள் குறித்த இலக்கை அடைவதில்லை. பங்குபற்றுவோரை அழைப்பதும், அவர்களை அமர்த்தி மாறி மாறிப் பேசுவதோடு பல கூட்டங்கள் முடிந்துவிடும். சில நேரங்களில் ஒரு தீர்மானம் எட்டப்பட்டு கூட்டம் முடிந்தாலும் அமுல்படுத்த இன்னும் சில கூட்டங்கள் தேவைப்படும்.

கூட்டங்களைக் கூட்டுவோர் தமக்கு எல்லாம்/நிறைய தெரியும் என்று நடாத்தும் கூட்டங்கள் குறித்த இலக்கை அடைவதில்லை. (dentalefficiency.files.wordpress.com)

தீர்வு – கூட்டங்களில் பேசப்படும் விடயங்கள், எடுக்கப்படவேண்டிய தீர்மானங்கள் பற்றியெல்லாம் தெளிவாக மட்டுறுத்திக்கொள்ளவேண்டும். பிரச்சினைகளைத் தீர்ப்பதற்கான கூட்டமாக இருக்கும்பட்சத்தில் பிரச்சினைகளை தெளிவாகப் புரிந்துகொண்ட ஒருவரை மத்தியஸ்தராகத் துணைக்கு அழைப்பதும் உதவலாம்.

2.மற்றவர்களை ஊக்கப்படுத்தும் தன்மை  தம்மிடம் இருக்கிறது என்று நினைத்துக்கொள்ளும் நிர்வாகிகள்

நீண்ட விரிவுரைகள், அவற்றுக்கிடையிலான எடுத்துக்காட்டுக்கள் போன்றவை மூலமாக ஊழியர்கள், சகாக்களைக் கவர்ந்து, ஊக்கப்படுத்தலாம் என்றெண்ணி பிரசங்கம் வழங்குவோர், கூட்டங்களை விரைவாகவே சலிப்படையச் செய்துவிடுவார்கள்.

கூட்டங்களில் பேசப்படும் விடயங்கள், எடுக்கப்படவேண்டிய தீர்மானங்கள் பற்றியெல்லாம் தெளிவாக மட்டுறுத்திக்கொள்ளவேண்டும். (storage.remag.me)

தாம் சார்ந்த தொழிலில் ஆர்வத்துடன் பங்குபற்றவேண்டும் என ஈடுபடக்காத்திருக்கும் ஊழியர்களுக்கு அது நேர விரயமாகத் தெரியும்.

தீர்வு – குட்டிக்கதைகள், எடுத்துக்காட்டுகள் என்பவற்றை சேர்த்துக்கொள்வதோடு, நீண்ட விரிவுரையாக நிகழ்த்தாமல், இடையிடையே கேள்விகள் – சில உரையாடல்கள் மூலமாக அவர்களின் ஈடுபாட்டை கூட்டத்தின்பால் திருப்புதல் முக்கியம்.

இல்லாவிட்டால் அப்படிப்பட்ட கூட்டம் ஒன்றை நடத்தாமலே விடயங்களை ஊடுகடத்த மின்னஞ்சல்கள், சுற்று நிருபங்கள், அறிவித்தற்பலகை மூலமான அறிவித்தல்கள் போன்றவற்றை உபயோகித்தல் ஆரோக்கியமானவை.

3.நிர்வாகம்/கூட்டங்களை நடத்தும் முகாமைத்துவம் தங்களது எல்லாக் கருத்துக்களையும் அனைவரும் ஏற்கின்றனர் என்ற மாயையுடன் நடத்தப்படும் கூட்டங்கள் சரியான விளைவுகளைத் தரா.

புன்னகை, தலையசைப்பு, கண்களின் நேரடிப் பார்வை என்பவற்றின் மூலம் சம்மதம் என்ற எடுகோளை எடுத்துக்கொள்வது தவறானது.

அனைவரும் ஏற்றுக்கொள்ளக்கூடிய ஒரு தீர்வைத் தரும் கூட்டமாக அமைவதற்கு, அத்தனை பேரது கருத்துக்களும் உள்வாங்கப்படும் ஒரு பொறிமுறை அவசியம் (s3.amazonaws.com)

மேலதிகாரி தவறாக நினைப்பார், நிர்வாகத்தின் பகையை சம்பாதிக்கக்கூடாது என்ற சாதாரண ஊழியரின் மனப்பாங்குகளும் கூட இதற்கான காரணங்களாக இருக்கக்கூடும்.

எனினும் கூட்டம்  நிறைவடைந்தவுடன்

1.சொன்ன விடயங்கள் மறந்து போகலாம்.

2.எடுக்கப்பட்ட தீர்மானங்கள் ஞாபகமிருக்காது

3.தேவையற்ற ஆணியாக அதை ஊழியர்கள் கருதலாம்.

தீர்வு – அனைவரும் ஏற்றுக்கொள்ளக்கூடிய ஒரு தீர்வைத் தரும் கூட்டமாக அமைவதற்கு, அத்தனை பேரது கருத்துக்களும் உள்வாங்கப்படும் ஒரு பொறிமுறை.

இதன்மூலம் தங்களது ஐடியாக்கள் செயற்படுத்தப்படுகின்றன என்ற எண்ணம் மேலோங்கும். இது நல்ல விளைவுகளை  கொண்டுவரும்.

4.கூட்டங்கள் நடத்துவது நிர்வாகச் சூழலுக்கு அத்தியாவசியம் என்று கருதுவோர்.

பொதுவாகவே அவசரம், அத்தியாவசியம், ஏதாவது மிக முக்கியமான விடயங்களுக்காக நடத்தப்படும் கூட்டங்களுக்கே ஊழியர்கள் சிரத்தையாகக் கவனிப்பார்.

ஒரு கூட்டம் நடத்தப்படுவதை விட அதன் மூலம் பெறப்படும் விளைவு பெரிதாக இருப்பதை எப்போதும் பார்த்துக்கொள்வது அவசியம்.(assets.entrepreneur.com)

அப்படியிருக்க ஒன்றுமே இல்லாத விடயத்துக்காக ஒரு கூட்டம் என்னும்போது அது ஏற்படுத்தும் சலிப்புத்தன்மை மிகப் பாதிப்பானது.

சரியான திட்டமிடல், முறையான அட்டவணை, தெளிவான பேசுபொருள் இன்றிய எந்தவொரு கூட்டமும் அனைவருக்குமே நேர விரயமாகவே அமையும்.

இதற்கான தீர்வாக ஒவ்வொரு கூட்டத்தையும் நிர்வாகத்தினதும் தொழிலினதும் முன்னேற்றத்திற்கான நோக்கத்துடன் சவாலாக எடுத்துக்கொண்டு கூட்டங்களை தீர்மானிக்கவேண்டும்.

ஒரு கூட்டம் நடத்தப்படுவதை விட அதன் மூலம் பெறப்படும் விளைவு பெரிதாக இருப்பதை எப்போதும் பார்த்துக்கொள்வது அவசியம்.

இல்லாவிட்டால், ஒரு கூட்டத்தைவிட பயன்தரக்கூடிய வேறொரு பொறிமுறையைக் கையாள்வது உசிதம்