কাইজেন মূলনীতি: ব্যবসায় সফলতার অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কৌশল

ব্যবসায় উন্নতি করতে চান না, এমন কোনো ব্যবসায়ী খুঁজে পাওয়া সম্ভব না; হোক অনেক বড় ব্যবসায়ী কিংবা ছোট পরিসরের কেউ। এমনকি যে ব্যক্তি সবেমাত্র ব্যবসা শুরু করেছেন, তিনিও চান খুব তাড়াতাড়ি ব্যবসায় সাফল্য লাভ করতে। ব্যবসায়ীদের একপ্রকার লক্ষ্যই থাকে নিজের ব্যবসায় অধিক লাভের পাশাপাশি ব্যবসার পরিসরকে বৃদ্ধি করা। কিন্তু অনেকেই সঠিক বোঝাপড়ার অভাবে সেটি করতে ব্যর্থ হন।

তো ব্যবসার যেকোনো একটি সময়ে চেষ্টা করলে বিভিন্নভাবেই ব্যবসায় উন্নতি করা যেতে পারে। এর উৎপাদন হার বৃদ্ধি করা যেতে পারে, মালামালের সঠিক সরবরাহ নিশ্চিত করা যেতে পারে, ব্যবস্থাপনার উন্নয়ন করা যেতে পারে কিংবা কর্মকর্তা-কর্মচারীদের মান উন্নয়ন করা যেতে পারে। যেসব ব্যবসায়ী তাদের ব্যবসার উন্নতি করে ফেলেছেন কিংবা এখনো করছেন, তাদের কাছে জিজ্ঞাসা করলেই জানা যাবে যে, কীভাবে তারা সফল হচ্ছেন। তারা এমন কিছু পদক্ষেপ কিংবা পদ্ধতির কথা বলবেন, যা যেকোনো ব্যবসার ক্ষেত্রে প্রয়োগ করেই উন্নতি করা সম্ভব।

অনেকে হয়তো ব্যবসায় লাভ করেন, তারপরও ব্যবসার পরিসর বৃদ্ধির ক্ষেত্রে গিয়ে আটকে যান। ব্যবসার এরকম পর্যায়েই ‘কাইজেন’ মূলনীতির ধারণা দরকার।

কাইজেন কী এবং কেন?

কাইজেন (Kaizen) মূলত একটি জাপানি শব্দ। অর্থাৎ, জাপানের ব্যবসার দর্শন থেকে কাইজেন মূলনীতির আবির্ভাব। কাইজেন শব্দটিকে ভাগ করলে আবার দুটি শব্দ পাওয়া যায়। কাই (Kai) শব্দের অর্থ ‘উন্নয়ন’ এবং জেন (zen) শব্দের অর্থ ‘ভালোর জন্য’। সার্বিকভাবে কাইজেন শব্দের অর্থ ক্রমাগত উন্নয়ন। এবং কাইজেন কেবল ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের উন্নতির জন্য ব্যবহৃত হয় না। বরং প্রায় সকল ধরনের প্রতিষ্ঠান, তাদের কর্মপদ্ধতি, ব্যবস্থাপনা, এমনকি ব্যক্তির ব্যক্তিগত উন্নয়নের জন্যও কাইজেনের গুরুত্ব কম নয়।

দ্বিতীয় বিশ্বযুদ্ধের পর অর্থনৈতিকভাবে ভগ্ন জাপান আস্তে আস্তে উন্নতি করতে শুরু করে। জাপানের অর্থনৈতিক উন্নয়ন অনেকাংশেই আমেরিকার উন্নয়নের থেকে ভালো হতে শুরু করলো। দেখা গেল, জাপানের ব্যবসা প্রতিষ্ঠান ব্যবসার ক্ষেত্রে বিশেষ ধরনের কৌশল প্রয়োগ করছে। সেই কৌশলই আসলে কাইজেন। আমেরিকা এরপর তাদের ব্যবসার ক্ষেত্রে এই কাইজেন মূলনীতি প্রয়োগ করতে শুরু করে।

কাইজেন মূলনীতি প্রথম সংহিতাবদ্ধ করেন মাসাকি ইমাই নামক একজন অর্গানাইজেশনাল থিওরিস্ট এবং ম্যানেজমেন্ট কনসাল্টেন্ট। কাইজেন মূলনীতি উপর তিনি রচনা করেন ‘Kaizen: the Key to Japan’s Competitive Success’। তখন থেকেই জাপানের বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান এই মূলনীতির প্রয়োগ করে আসছে। ব্যবসা প্রতিষ্ঠান ছাড়াও এসব প্রতিষ্ঠানের মধ্যে আছে হেলথকেয়ার, ফার্মেসি, সাইকোথেরাপি, সরকার, ব্যাংক-বীমা ইত্যাদি।

এবার আসা যাক ব্যবসার ক্ষেত্রে কীভাবে কাইজেনের প্রয়োগ করা হয়। ধরা যাক, জনাব শফিক একটি ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের মালিক অথবা ম্যানেজার। তাদের কোম্পানি প্রতিবছরই একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ লাভ করে। কোম্পানির কর্মচারীরা গত ১০ বছর ধরে একই ধরনের কাজ করছে। কোম্পানি একই ধরনের পণ্য উৎপাদন করছে এবং প্রতিবছর একই পরিমাণ লাভ হচ্ছে। কোম্পানি ঠিকই চলছে, কিন্তু আসলে কোনো উন্নতি লক্ষ্য করা যাচ্ছে না।

জনাব শফিকের স্বপ্ন যে তিনি তার কোম্পানিকে বড় করবেন আরো। তার কোম্পানির পণ্যের মধ্যে বৈচিত্র্য আনবেন, উৎপাদনের ক্ষেত্র বৃদ্ধি করবেন, সেই সাথে উৎপাদনও বৃদ্ধি করবেন। কিন্তু রাতারাতি এসব করার মতো সংগতি তার নেই। তাহলে কি তিনি আসলে তার ব্যবসাকে বৃদ্ধি করতে পারবেন না?

হ্যাঁ, অবশ্যই পারবেন। তবে তার স্বপ্ন অনুযায়ী তিনি রাতারাতি তার ব্যবসা বৃদ্ধি করতে পারবেন না। কিন্তু তিনি কিংবা তার ম্যানেজমেন্ট যদি ছোট ছোট বিষয়গুলোর প্রতি নজর দেন, ছোটখাট সমস্যাগুলো ফেলে না রেখে সেগুলোর সমধান এবং উন্নতি করার চেষ্টা করেন, তাহলেই কিন্তু আস্তে আস্তে তার কোম্পানির সাফল্য আসবে। সহজ কথায় বলতে গেলে, রাতারাতি সফল হওয়ার চিন্তা না করে বরং আস্তে ধীরে উন্নতি করার মাধ্যমেই সাফল্য অর্জন সম্ভব।

অর্থাৎ কাইজেন মূলনীতি প্রয়োগ করতে হবে এখানে। এবং বাস্তবিক অর্থেই ব্যবসাক্ষেত্রে কাইজেনের প্রয়োগ ব্যবসাকে সাফল্যমণ্ডিত করেছে। আজকের জাপানের দিকে তাকালেই সেটা বোঝা যায় ভালোভাবে।

তো এতক্ষণে আমরা কাইজেনের মূলনীতি সম্পর্কে অনেকখানি জেনে ফেলেছি। এখন কাইজেনের প্রয়োগ পদ্ধতি এবং এর বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে জানা যাক। কাইজেনের প্রয়োগ-পদ্ধতিকে দুটি চক্রে ভাগ করা হয়, যাদের কাইজেনচক্র – ১ এবং কাইজেনচক্র – ২ হিসেবে চিহ্নিত করা হয়। যদিও দুটি চক্রই শেষাবধি উন্নয়নকেই নির্দেশ করে। তারপরও এদের প্রয়োগ-পদ্ধতির ভিন্নতার কারণে দুটি চক্রে ভাগ করা হয়েছে।

কাইজেনচক্র – ১: ক্রমাগত উন্নয়ন

ব্যবসার প্রবাহ কিংবা কর্মপদ্ধতির ক্রমাগত উন্নয়নের প্রথম পদ্ধতিটি কাইজেনচক্র – ১ নামে পরিচিত। এই পদ্ধতিটি ব্যবসার ত্রুটির জায়গাগুলো খুঁজে পেতে এবং সেগুলোর সমাধানের মাধ্যমে উন্নয়নের পথকে ত্বরান্বিত করতে সাহায্য করে। এই চক্রকে সাতটি পদক্ষেপ বা ধাপে ভাগ করা যায়। এই সাতটি ধাপকে সরল করে নিচে উপস্থাপন করা হলো।

প্রথমে ম্যানেজমেন্টের সকল কর্মকর্তা-কর্মচারীকে একত্রিত করা হয় সমস্যা নিরূপণের জন্য। এরপর, সকল কর্মকর্তা-কর্মচারী মিলে একত্রে বসে কোন কোন জায়গায় ত্রুটি বা সমস্যা আছে সেগুলো বের করা হয়। এই ত্রুটি হতে পারে পণ্যের প্রবাহগত কিংবা প্রক্রিয়াগত। ত্রুটি বের করার পর সকলে মিলে এর সম্ভাব্য সকল সমাধান বের করা হয়। এসব সমাধানের মধ্যে যেটি অপেক্ষাকৃত বেশি গ্রহণযোগ্য সেটি প্রয়োগ করা হয়।

সমাধান প্রয়োগ করার পর এর ফলাফল বিশ্লেষণ করা হয়। এখন যদি এই সমাধানের ফলে আশানুরূপ ফলাফল পাওয়া যায় তাহলে এই ধরনের সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োগকৃত সমাধানকে আদর্শ হিসেবে রেকর্ড করা হয়। আর যদি আশানুরূপ ফলাফল না পাওয়া যায় তাহলে আবার চক্রের প্রথম থেকে শুরু করা হয়। এভাবে সমাধান না হওয়া পর্যন্ত চক্রের পুনরাবৃত্তি করা হয়।

কাইজেনচক্র – ২: পিডিসিএ

কাইজেনের আরো একটি বিকল্প চক্র আছে যাকে পিডিসিএ সাইকেল (PDCA cycle) বলে। PDCA হচ্ছে Plan, Do, Check and Act-এর সংক্ষিপ্তরূপ। এই চক্রটিও প্রথম চক্রের মতোই, তবে এখানে ধাপ চারটি। একে সিউহার্ট চক্রও (Shewhart cycle) বলা হয়। এই চারটি ধাপে সরলাকারে নিচে উপস্থাপন করা হলো।

প্রথম ধাপ হচ্ছে Plan। এই ধাপে কোনো সমস্যা তৈরি হলে সেই সমস্যার সমাধান নিয়ে পরিকল্পনা করা হয়। দ্বিতীয় ধাপ Do। প্রথম ধাপে করা পরিকল্পনার প্রয়োগ করাই হচ্ছে এই ধাপের লক্ষ্য। তৃতীয় ধাপে অর্থাৎ Check-এ, প্রয়োগকৃত সমাধানের ফলাফল মূল্যায়ণ করা হয়। এর পরের ধাপে অর্থাৎ Act-এ প্রয়োগকৃত ফলাফলের মূল্যায়ণের মাধ্যমে আদর্শ কোনো সমাধান নির্ণয় করা হয় অথবা নতুন করে আবার প্রথম ধাপ থেকে শুরু করা হয়।

কাইজেন  ফ্রেমওয়ার্ক

কাইজেনের প্রধান দুটি চক্র নিয়ে তো জানা হলো। কিন্তু কাইজেনের ফ্রেমওয়ার্ক বা কাঠামো সম্বন্ধে জানা এখনও বাকি আছে। কাইজেনের এই ফ্রেমওয়ার্কগুলোকে একত্রে ‘Kaizen 5’s Framework’ নামে অভিহিত করা হয়। এই ফ্রেমওয়ার্কগুলোই একটু সংকটময়। একটু আলোচনা করা যাক এদের সম্বন্ধে।

১) সেইরি (Seiri): জাপানি সেইরি শব্দের অর্থ Sorting বা বাছাই করা। দেখা যায়, কোম্পানির স্টাফরা কাজ ছাড়াও কিছু অকাজের কারণে নিজেদের কর্তব্যের প্রতি মনোযোগী নেই। হতে পারে এটি ফোনকল কিংবা কোনো মানসিক চাপের কারণে। কাজেই এ জাতীয় অকাজ বা সমস্যাগুলো বাছাই করা হয় এবং অপ্রয়োজনীয় জিনিসগুলো বাদ দেয়া হয়। ফলে স্টাফরা আগের থেকে আরো বেশি কাজে মনোযোগী হতে পারে। আর তাদের কাজে মনোনিবেশের অর্থ কোম্পানির উন্নয়ন।

২) সেইটোন (Seiton): সেইটোন শব্দের অর্থ ‘Set in order’ অর্থাৎ যথাযথ ক্রমবিন্যাস। এই ব্যাপারটি বোঝার জন্য আমাদের একটি উদাহরণের প্রয়োজন। সেই উদাহরণ হিসেবে আমরা কোনো স্মার্টফোন কোম্পানিকে নিতে পারি।

স্মার্টফোন কোম্পানিতে একটি নির্দিষ্ট জায়গায় (বা ঘরে) স্মার্টফোন তৈরি হয় না বা একই ব্যক্তি সবধরনের কাজ করে না। বরং স্মার্টফোন তৈরি করতে এর কর্মক্ষেত্রকে কয়েকটি সেকশনে ভাগ করা হয় এবং সেই অনুযায়ী দক্ষ লোকও রাখা হয়। যেমন- প্রথম সেকশনে মাদারবোর্ড (সাথে ডটারবোর্ড) সংযুক্ত করা হয়। দ্বিতীয় সেকশনে এর সাথে যুক্ত করা হয় স্ক্রিন। এরপরের ধাপে যুক্ত করা হয় ক্যামেরা। এরপর একে একে ব্যাটারি, কেসিং ইত্যাদি যুক্ত করা হয়। শেষে ফাইনাল চেকিং-এর মাধ্যমে ফোনের মূল্যায়ন করা হয়।

এই প্রতিটি সেকশনেই আবার দক্ষ লোক আছে। কিন্তু ভিন্ন ভিন্ন সেকশনের জন্য কেবল সেই সেকশনের দক্ষ লোক রাখা হয়। মাদারবোর্ড সেকশনের কর্মী কখনও ব্যাটারী সেকশনের কাজ করবে না। সহজে এই ক্রমবিন্যস্ত প্রক্রিয়াই হচ্ছে সেইটোন

৩) সেইসো (Seiso): শুধুমাত্র নিজের বাড়িতেই নয়, ব্যবসা প্রতিষ্ঠানেও পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতা জরুরি। পারতপক্ষে জীবনের সর্বত্রই পরিষ্কার-পরিচ্ছন্নতার গুরুত্ব অপরিসীম। হোক সেটি বাহ্যিক পরিচ্ছন্নতা, কিংবা হোক সেটি মনের পরিচ্ছন্নতা। সেইসো শব্দের অর্থ Shine অর্থাৎ চকচকে। আরো সহজে পরিষ্কার-পরিচ্ছন্ন। আর মনোবিজ্ঞানও এটা বলছে যে, পরিষ্কার-পরিচ্ছন্ন পরিবেশে থাকলে সেটি মনের উপরও প্রভাব ফেলে। শরীর ও মনকে করে তোলে নির্মল। ফলে কাজে আসে উদ্যম। যেকোনো প্রতিষ্ঠানেই কি মানসিক উদ্যম জরুরি নয়? অবশ্যই জরুরি।

৪) সেইকেটসু (Seiketsu): কাগজে-কলমে ধরে নেয়া যায়, একটি প্রতিষ্ঠানের সকল কর্মীই ভালো। অর্থাৎ তারা কাজের প্রতি মনোযোগী আবার পরিষ্কার-পরিচ্ছন্ন। কিন্তু বাস্তবে এটি সবসময় না হওয়ার সম্ভাবনাই বেশি। কিন্তু যদি কোনো প্রতিষ্ঠানে এই কিছু নিয়ম করে দেয়া যায় যেগুলো পালন করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এই সাধারণ কিছু নিয়ম-কানুনই (Norm) হচ্ছে সেইকেটসু বা Standardize। যেমন- অফিসে অযথা কোলাহল না করা, ধূমপান না করা কিংবা কলিগদের সাথে কোনো প্রকার ঝামেলা না করা ইত্যাদি।

৫) শিটসুকি (Shitsuke): শিটসুকি শব্দের অর্থ Sustain অর্থাৎ ধারা বজায় রাখা। কিন্তু কীসের ধারা বজায় রাখতে হবে? আসলে একটি ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের সকল কার্যক্রমের ধারা বজায় রাখাই হলো শিটসুকি। যেমন- সময়মতো সকল অর্ডার চেক করা, পণ্যের উৎপাদন করা, সেই পণ্যের ডেলিভারি দেয়া ইত্যাদি। আবার অফিসের যেসম নিয়ম-কানুনের কথা বলা হয়েছে সেসব পালন পালন করাও শিটসুকির অন্তর্গত। যখন কোনো নিয়ম-কানুন আমাদের ভালো পথে নিয়ে যায়, তখন আস্তে আস্তে সেই নিয়ম আমাদের অভ্যাসে পরিণত হয়।

সহজ অর্থে এ-ই ছিল কাইজেন মূলনীতির সংক্ষিপ্ত আলোচনা। এসব প্রয়োগের মাধ্যমে কোনো ব্যবসা প্রতিষ্ঠান (আদতে সবধরনের প্রতিষ্ঠান) ধীরে ধীরে সাফল্য অর্জন করতে পারে। এই পদ্ধতি একদিকে যেমন পণ্যের অপচয় রোধ করে এবং পণ্যের উৎপাদন বৃদ্ধি করে, তেমনই স্টাফদের জন্য সুন্দর কর্মক্ষেত্র সৃষ্টির মাধ্যমে কাজের গতি বৃদ্ধি করে। তাছাড়া পণ্যের খরচ কমানো, কাজের সূক্ষ্মতা এবং পণ্যের গুণগত মানের বৃদ্ধির মাধ্যমে ক্রমাগত উন্নয়নকে ত্বরান্বিত করে।

কিন্তু কাইজেন কেবল ব্যবসা বা অন্যান্য প্রতিষ্ঠানের জন্যই নয়, বরং আপনি নিজের জীবনেও প্রয়োগ করে দেখতে পারেন। ব্যবসার উন্নতির সাথে নিজেরও উন্নতি হবে অবশ্যই।